Ангелы и демоны
проектного менеджмента

Как менеджеру организовать работу на проекте?
Как достичь целей проекта вовремя?
Источник: АО «Газпром-медиа Холдинг»
Еженедельная рассылка о сильном производственном менеджменте
О природе выбора
пути
Проект – это не бесконечная череда свадеб и скандалов по телевизору. Это способ реализации изменений с помощью выделенных на это ресурсов.

Сила и слабость проектного подхода заключается во внутренних ограничениях, которые рождают ∞ число вариантов пути к цели. Неопределенность ставит каждую проектную команду перед сложным выбором. Быстро задать направление движение и с риском пойти по неправильной дороге. Либо потратить время на обсуждение N факторов и принять взвешенное решение. Ситуация бинарная, поэтому она вызывает религиозные споры об идеальной методологии принятия решений.

Хотя все дискуссии о проектной тактике можно свести к соотношению трех параметров:
- время всего проекта и его этапов
- баланс расхода ресурсов и достигнутых результатов
- новации в единицу времени.

А сущность проектной методологии обозначить вопросами: нашли или нет альтернативный способ решения задачи? Достигли запланированного результата или нет? Остальное - попытка удержаться за соломинку догм в водовороте неопределенных результатов.

Прыжки в высоту
Они стали каноническим примером результативного изменения подхода к задаче. До 1937 года доминирующим стилем прыжков были "ножницы". Атлет брал высоту, перекидывая ноги через перекладину боком. Прыгнуть этим способом выше 2,09м было за гранью человеческих возможностей.

Но в 2016 году рекорд уже составляет 2,45м. Потому что в 1968 году Дик Фосбери показал на Олимпиаде совершенно неинтуитивный способ прыжка спиной вперед, который полностью вытеснил "ножницы" из легкой атлетики.

Сюжет "Галилео" с Александром Пушным о технике прыжков
Источник: ERDMANN-Softwaregesellschaft mbH

Важно понимать, что Святого Грааля управления проектами не существует. Лидер проекта с неизбежностью отходит от жестких рамок методологий в сторону адаптации к специфике задачи. Без этого невозможны эффективные новации. Они реализуют высший смысл проектов - развитие при достижении предела возможностей. Важно регулярно пробовать новое, заменяя интуитивные поиски участников ритмичным применением алгоритмов.
Внеклассное
чтение
Теорема Бобука-Бацека «О вычислении сроков реализации проекта»
https://www.youtube.com/watch?v=XUqiMEh2PMc
Демоны мнимой
пользы
Программное обеспечение
"Сейчас купим Microsoft Project и проект полетит" - типичный сценарий покупки ПО.

Но специализированные продукты не исправляют ошибок в целеполагании и выполнении задач. Ключевая функция Micorosft Project - это консолидировать информацию. А решения остаются за менеджером. Программное обеспечение не создает никакой ценности. Напротив, внедрение, настройка и логика интерфейса программы могут отнимать дополнительное время участников проекта.

Любая автоматизация увеличивает работу персонала. Это аксиома. Но цифровые данные снижают риски владельца бизнеса, что сотрудники будут использовать неактуальную информацию при выработке решений и не придется переделывать продукт второй раз.
Microsoft Project Online Essentials
Если нам не удалось отговорить вас от покупки Microsoft Project. Или вам просто хочется поговорить о проектах с умным человеком, то у нас есть правильные цены и специалисты. Нажмите кнопку и мы сразу же вам перезвоним!
428 ₽/месяц
Источник: Microsoft Corporation
Обилие отчетов
Вся информация по проекту может и должна быть сосредоточена на одном листе бумаги. Чем больше документов, тем увеличивается вероятность, что никто не прочитает ничего. А подготовка отчетов сжирает время исполнителей. Достижение целей важнее отчетов. Но слишком часто бывает наоборот с промежуточными результатами, когда время на акцепт результатов этапа больше, чем работа по завершению следующего.

Это происходит потому, что менеджеры проектных офисов слабо погружены в проблемы отдельных проектов. При этом они видят свою роль в соблюдении формальностей и обработке избыточных форматов отчетности.
Лишние участники
Привлекайте только необходимые в данный момент ресурсы. Реальность такова, что на проекте активно работает 3-4 человека. Остальные часто создают видимость работы. И прикрываются загрузкой на проекте, чтобы не делать основные функциональные задачи. Если лидер не обладает большой практикой, то ему сложно управлять 5-9 исполнителями. Как того диктует Scrum.
Постоянный контроль
заказчика работ
Если инициатор не достаточно погружен в суть проекта, ему будет свойственно дисциплинарно добиваться исполнения понятных ему задач. Но совершенно не очевидно, что они будут полезны для достижения цели.

Это происходит потому, что заказчик не полностью вовлечен в Plan-Do-Check-Act или цикл Деминга. Чрезвычайно важно, чтобы инициатор доверял и помогал лидеру проектной группы. Потому что неосторожное указание может увести в сторону здоровый цикл PDCA.
Ангелы
Plan-Do-Check-Act
Описание боли
Необходимо достоверно убедиться, что сформулированная задача является производной от стратегии развития предприятия или хронической болью бенефициара. В противном случае вы рискуете, что проект станет ненужным уже спустя несколько недель после изменения приоритетов руководства.

Договоритесь с заказчиком о правилах расчета показателя эффективности, определить цель и сроки по принципу SMART, ударить по рукам с заказчиком, чтобы исключить конфликтные моменты на поздних стадиях проекта. Наиболее гармоничное решение -подписать приказ по предприятию. Необходимо добиться однозначной трактовки всех KPI для участников проекта
Шаблон KPI отчета
Таблица, где описывается прогресс проектов через регулярную фиксацию достижений ответственных
Остальные примеры шаблонов из статьи так же будут в письме.
Второй раз запрашивать не нужно.
Пример работы с принципом Парето 80/20 и диаграммой Ишикавы
Проблема всем известных инструментов в том, что у большинства не получилось получить положительный результат с ними. Секрет в том, что их нужно использовать не отдельно, а только вместе с другими инструментами решения проблем. Например, как часть отчета А3
Остальные примеры шаблонов из статьи так же будут в письме.
Второй раз запрашивать не нужно.
Пример дорожной карты проекта
Совещание - не место для дискуссий. На нём принимаются решения, а все обсуждения должны проходить до него. Основополагающий документ, который определяет повестку совещаний, это дорожная карта.
Остальные примеры шаблонов из статьи так же будут в письме.
Второй раз запрашивать не нужно.
Все примеры документов из статьи
Остальные примеры шаблонов из статьи так же будут в письме.
Второй раз запрашивать не нужно.
Поговорить о Microsoft Project
Поговорить о Microsoft Office
Максимально упростите расчет фактического значения показателя, чтобы стоимость сбора данных не превышала пользу от проекта. Динамика улучшения важнее, чем точность до 3-го знака после запятой.

Используйте знакомый всем Microsoft Office для учета фактических значений. Простые интерфейсы уменьшают вероятность сбоев в работе.
Microsoft Office 365 Business
Office - это не роскошь, а гарантия того, что исполнитель начнет обрабатывать данные без задержки на знакомство с новым инструментом и обучение работе с ним.

Нажимайте кнопку и мы понятно ответим на ваши вопросы по Micorosoft Office, даже если вам их сложно сформулировать!
505 ₽/месяц
Источник: Microsoft Corporation
Использование инструментов решения проблем
- Анализ статистики
- Наблюдения и замеры
- Мозговой штурм
- Анализ по Парето 80/20
- Диаграмма Ишикавы "Рыбья кость"


Расстановка приоритетов корректирующих мероприятий
При выработке контрмер или "дорожной карты"необходимо делать акценты на быстрых и "дешевых" победах. Этот простой способ мотивации поможет поддержать дисциплину.

Распределение ответственности и сроков необходимо производить только в присутствии исполнителей. Если задача поставлена сотруднику вне проектной группы, важно обсудить задачу с ним лично. Раздражение от навязанного плана работ без объяснения причин с гарантией приведет к открытому саботажу.
Исполнение задач
Задачу гораздо проще сделать, если она записана в "дорожную карту" или журнал задач. Которые формируют историю исполнения, базу для понимания эффективности каждого участника проекта. Если рутинные задачи делаются, вы приближаетесь к цели.
Совещания проектных команд
Совещания должны носить систематический характер. Определите время, сформируйте перечень документов и участников совещания. Каждый должен знать, что регулярное собрание состоится и с него гарантированно спросят.

На входе: журнал задач, отчет А3, отчет по отклонениям за неделю. Все, что определено повесткой. На выходе: актуализированный журнал задач. Если не сделал задачу - не обсуждай и не рассказывай историй. Иди и сделай, зафиксируй отклонение.
Проверка исполнения каждой задачи должна быть неизбежной. Если показатель не достигнут, то почему? "Не знаю почему не получилось" - не принимается. Должна быть найдена и проанализирована коренная причина. Ответственный за задачу должен самостоятельно понимать причины ее невыполнения или недостижения цели.

При необходимости привлекайте к совещаниям проектных групп топ-менеджеров. Такие собрания нужны для получения недостающих ресурсов, а не для устрашения или наказания.
Кейс "Мыльного завода"
Описанный в статье подход к проектной работе обеспечил следующие результаты у одного из лидеров производства бытовой химии:

— Эффективность линий увеличили с 83% до 90%
— Длительность переналадки упала на 50%
— Аварийные простои линий снизили с 7% до 5%
— Потребление воды, газа и электричества стало меньше на 10%

Нужен такой же результат? Пишите на [email protected]
Источник:333v.ru
Резюме
Управление проектами - это адаптивное использование методологий руководителем группы. Определитесь с отрезками времени на достижение результатов и фиксируйте прогресс по окончанию каждого.

Избегайте демонов интуитивного подхода. Используйте знакомые исполнителям программные продукты, снижайте формализм и бюрократию, избавляйтесь от лишних участников. И, да, прибудет с инициатором проекта понимание разумных границ контроля.

Проектное управление, project management
Источник: https://www.facebook.com/PROJECTMANAGEMENTRUSSIAGUIDE/
А помогут довести проект до цели вовремя ритмичная работа в цикле Plan-Do-Check-Act и корректное описание болей, которые вы собираетесь решить. Используйте мощь неинтуитивных способов нахождения коренных причин. Фиксируйте каждое управленческое решение и ритмично спрашивайте с исполнителя о результатах на регулярном совещании.

Прыгайте выше головы, всегда думайте о PDCA, читайте Berlean, пишите на [email protected] гневные отзывы, если мы не правы.
До встречи.



Александр Кузнецов

С 04.11.16 мы начинаем публиковать полезные статьи о  сильном производством. Оставьте почту и получайте нескучные материалы о бережливости. Два раза в месяц и без занудства. 18+
Made on
Tilda